Ultima atualização: 28 de setembro de 2021

Se você é alguém que muitas vezes tem que viajar por razões profissionais, então você deve dar uma olhada mais de perto no tópico de despesas de viagem. Viajar para clientes, para a filial ou para seminários, bem como para feiras comerciais, são consideradas viagens de negócios.

As viagens de negócios podem ser deduzidas dos impostos na Alemanha. Em nosso abrangente guia, nós explicamos exatamente quais custos contam como despesas de viagem. Nós também respondemos as perguntas mais frequentes sobre o assunto de despesas de viagem.




O mais importante

  • Se você tiver que viajar muito por causa de seu trabalho, você pode reclamar os custos adicionais para refeições, despesas de viagem incidentais, hospedagem e despesas de viagem como despesas relacionadas a renda em sua declaração de impostos.
  • Os custos adicionais das refeições estão sujeitos a taxas fixas, que são escalonadas de acordo com o período de ausência. No entanto, seu empregador também pode reembolsar esses subsídios de refeições sem impostos.
  • Se você só tem despesas de pernoite, você também pode reclamá-las em sua declaração de impostos. Aqui, entretanto, é importante manter os recibos juntos, já que não há montantes fixos.

Informações de fundo: O que são despesas de viagem?

Na seção seguinte você encontrará as perguntas mais importantes que são feitas freqüentemente sobre despesas de viagem e receberá nossas respostas. Esperamos que isto lhe dê uma melhor compreensão de quais despesas de viagem de negócios você pode reivindicar para fins de impostos.

O que são despesas de viagem?

Os custos de viagem incluem todos os custos incorridos durante uma viagem, tais como custos de transporte (custos de viagem de carro, avião, trem ou navio), despesas adicionais para refeições, custos de viagem auxiliares e custos de acomodação(1).

A viagem deve ser para fins de negócios.

A medida em que e se as despesas de viagem podem ser reclamadas na declaração de impostos depende se a viagem tem um histórico profissional ou de negócios.

No caso de viagens a negócios ou por razões profissionais, falamos sobre despesas de negócios para autônomos e despesas relacionadas a rendimentos para empregados. Entretanto, se os funcionários forem reembolsados por despesas de viagem livres de impostos por seu empregador, eles devem deduzi-los de suas despesas relacionadas à renda.

Quais custos são despesas de viagem dedutíveis?

Em princípio, você só pode deduzir os custos que você mesmo teve que arcar. Se seu empregador lhe reembolsa, você deve deduzi-los de suas despesas de viagem.

Alternativamente, você pode inserir o valor do reembolso em sua declaração de impostos. As despesas de viagem que podem ser deduzidas de sua declaração de impostos incluem os seguintes custos:

  • Custos de viagem
  • Custos de acomodação
  • Despesas adicionais para refeições
  • Despesas com viagens acidentais

Custos de viagem

Os custos de viagem podem surgir por um lado se você usar um veículo particular para viagens de negócios(2). Por outro lado, eles também podem surgir do uso do transporte público(2).

Viaje com veículo particular

Se você usa seu veículo particular para viagens de negócios, você pode solicitar uma taxa fixa para cada quilômetro percorrido(3). Você não precisa fornecer provas disso. Se você só usa uma bicicleta convencional para viagens de negócios, você não pode reivindicar uma tarifa plana por quilômetro.

Entretanto, você pode deduzir os custos reais incorridos, tais como os custos de compra(5). No entanto, isto só é possível de forma proporcional se você também usar a bicicleta em particular.

Você tem que provar custos mais altos.

Também pode acontecer que seus custos para viagens com seu próprio carro sejam mais altos do que a taxa fixa. Neste caso, você pode declarar custos de quilometragem mais altos. Entretanto, você deve ser capaz de fornecer provas destes custos mais altos. Você deve calcular os custos totais do seu veículo.

A partir disto, você pode então calcular a parte que foi incorrida devido a viagens relacionadas ao trabalho. A maneira mais fácil de fazer isso é manter um diário de bordo durante o ano inteiro e coletar todos os recibos do seu carro.

Viaje de transporte público

Se você usou transporte público para viagens de negócios, você precisa dos recibos individuais para cada viagem de trem, táxi ou ônibus. Você pode então deduzir o valor total dessas despesas de seus impostos. Se você gostaria de deduzir os custos de um Bahncard para viagens de trem, isso pode ser problemático.

Se você tem um Bahncard 50 ou Bahncard 25, o preço por viagem é reduzido. Se você tem um Bahncard 100, por outro lado, você pode usar toda a rede ferroviária alemã quantas vezes quiser durante um ano. O problema com os Bahncards, no entanto, é que eles também podem ser usados para viagens particulares.

Se você mesmo pagou pelo Bahncard e o usou para viagens de negócios ou viagens para entrevistas de emprego, você pode ao menos reclamar uma parte dele contra os impostos. No entanto, você deve então calcular a parte da quilometragem total ou estimá-la de uma forma compreensível.

Custos de pernoite

Os custos de pernoite incluem apenas as despesas que você pagou pela acomodação em um hotel ou outra acomodação(4). Isto não inclui os custos das refeições.

Você só pode reivindicar custos de acomodação para quartos individuais. (Fonte da imagem: Rhema Kallianpu / Unsplash)

Você precisa de recibos discriminados para os custos de acomodação. Se suas contas de hotel incluem os custos de acomodação e refeições, você deve deduzir os custos das refeições. A tarifa plana diária para refeições é de 28 euros por dia, no caso de pensão completa você não terá nada sobrando.

Se você tiver custos mais altos de acomodação devido a compartilhar a acomodação com um acompanhante particular, você só pode deduzir os custos que teriam sido incorridos se você tivesse usado a acomodação sozinho. Se você não tiver mais recibos para pernoitar, você pode, em casos excepcionais, estimar os custos se eles foram incorridos sem dúvida.

Se você se hospedou em um quarto duplo, você pode estimar os custos que teriam sido incorridos se você tivesse ocupado um quarto individual no mesmo hotel. Nós recomendamos que você pergunte ao hotel se você pode obter uma fatura para um quarto individual.

Alternativamente, você pode manter a lista de preços do hotel e calcular a diferença entre as tarifas de quarto individual e duplo.

Despesas adicionais para refeições

De acordo com a lei atual do imposto de renda, você pode reclamar despesas adicionais para refeições para fins de impostos quando viajar a negócios. Os valores fixos fixos são especificados para este fim.

Seu empregador tem a opção de reembolsá-lo por essas taxas fixas sem impostos e previdência social. O ponto mais importante é a ausência do seu primeiro local de trabalho. Se seu empregador lhe reembolsa mais do que a mesada, ele é obrigado a pagar o imposto sobre os valores como uma quantia fixa.

Em princípio, esses montantes fixos são obrigatórios para as refeições. As exceções só se aplicam se, por exemplo, você tiver entretido parceiros de negócios enquanto viajava.

Você pode deduzir os custos de entretenimento dos parceiros de negócios do seu empregador e, se aplicável, dos colegas de equipe da sua renda tributável. (Fonte de imagem: The Storyteller Agency / Unsplash)

Se o seu salário inclui componentes variáveis, relacionados ao desempenho, você também pode reivindicar custos mais altos se você entreter (equipe) colegas.

Montantes fixos para viagens ao exterior

Dependendo do estado, diferentes montantes fixos também podem ser aplicados para viagens de negócios ao exterior(6). Estas são conhecidas como diárias estrangeiras e são ajustadas anualmente pelo Ministério Federal de Finanças para refletir a evolução dos preços em cada estado.

O Ministério determina o valor das diárias para cada país em uma carta a cada ano(6). As tarifas fixas que se aplicam a Luxemburgo podem sempre ser aplicadas se o país para o qual você está viajando não estiver incluído na carta.

Custos incidentais de viagem

Todos os custos incorridos com sua viagem de negócios, além dos já mencionados, também podem ser levados em consideração para fins fiscais(4). Estes incluem os custos para:

  • Armazenamento e transporte de sua bagagem.
  • Correspondência e ligações telefônicas com o empregador ou parceiros de negócios relacionados que tenham conteúdo profissional.
  • Estacionamento e uso da estrada.
  • Seguro de bagagem compulsório
  • Perda de bagagem pessoal e essencial devido a roubo
  • Danos devidos a um acidente de trânsito.

Outras despesas de natureza privada, como massagens, chamadas telefônicas privadas, TV paga ou frigobar não podem ser deduzidas. Custos incorridos para a compra de malas, roupas ou outros equipamentos para a viagem também não podem ser levados em consideração.

Você normalmente não receberá um recibo por algumas despesas de viagem incidentais, e é por isso que você pode criar seu próprio recibo para elas. O recibo deve mostrar o local, a data, o valor pago e o serviço prestado.

Quem pode reclamar despesas de viagem?

Por exemplo, as despesas de viagem podem ser reclamadas não apenas pelos funcionários, mas também por algumas outras partes interessadas. Circunstâncias especiais que têm uma conexão com a relação de emprego também podem ter um efeito de redução de impostos.

Custos de viagem para candidatos a emprego

Se você tem que viajar para uma entrevista de emprego, você está realizando uma atividade ocupacional externa(4).

Portanto, você pode reclamar os custos incorridos como despesas relacionadas a rendimentos em sua declaração de impostos. Entretanto, isto só é válido se o seu empregador em potencial não o reembolsou pelas despesas de viagem.

Viagem de negócios e férias particulares

Se você adicionar uma estadia particular após uma viagem de negócios, só é possível deduzir os custos para a parte de negócios. É importante que você possa separar os custos comerciais dos custos privados.

Separabilidade de custos comerciais e privados.

Seus custos tornam-se despesas de vida não-dedutíveis se você não puder separar os custos apesar de uma estimativa. Na prática, os custos são divididos de acordo com quanto tempo é gasto na parte relacionada ao trabalho e privada da viagem.

Exemplo de cálculo para tais custos não separados:

Você viajou para um evento de feira em Varsóvia e saiu de casa em uma manhã de domingo. A feira aconteceu durante todo o dia de quarta a sexta-feira. Você voltou para casa no dia seguinte, à noite.

Você pode deduzir duas pernoites (de quarta a sexta-feira) e suas taxas da feira como despesas relacionadas a renda. Você tem que dividir os custos da viagem de trem de acordo com as contribuições feitas, já que estas são tanto relacionadas ao trabalho quanto privadas.

A repartição seria então: 4 sétimos privados e 3 sétimos comerciais. As despesas com refeições só podem ser deduzidas de acordo com os montantes fixos para despesas com refeições adicionais para os três dias de viagem de negócios.

O primeiro local de trabalho

A lei estipula que você tem um primeiro local de trabalho se você estiver permanentemente designado para um local de trabalho operacional sob seu contrato de trabalho ou sob a lei de serviços(7).

Isto também se aplica se você trabalha em um local de trabalho da empresa por pelo menos um terço do seu horário contratual, dois dias de trabalho completos por semana ou todos os dias úteis.

Por lei, uma missão permanente é assumida se você for trabalhar em um local de trabalho da empresa por um período ilimitado de 48 meses e por toda a duração da sua relação de trabalho. Você pode solicitar as despesas de viagem no chamado subsídio de viagem (Entfernungspauschale). Isso equivale a 30 centavos por quilômetro para viagens de ida.

Além disso, de acordo com a jurisprudência atual, você pode ter apenas um primeiro local de trabalho. A vantagem disso é que você pode reclamar despesas de viagem se tiver que viajar para outro local de trabalho da empresa.

Casa dupla

Se você tem que administrar uma casa dupla devido à sua profissão, você pode reclamar uma grande parte de suas despesas adicionais contra os impostos. Os custos dedutíveis incluem tanto os custos semanais de viagem para casa como as taxas fixas para refeições nos primeiros três meses.

Permissões de pernoite para motoristas profissionais

Desde 2020, qualquer pessoa que trabalhe como motorista profissional e passe a noite em seu veículo pode reclamar uma quantia fixa de 8 euros. Além disso, eles também podem reivindicar os montantes fixos habituais para despesas de subsistência adicionais.

Para viagens em casa e no exterior, eles podem deduzir adicionalmente a taxa fixa de pernoite para cada dia em que passam a noite no veículo e têm direito à taxa fixa para refeições.

Pode ser deduzido um montante fixo ou custos reais.

Ao invés da taxa fixa para acomodação de pernoite, para a qual não é necessária nenhuma prova, ele também pode levar em conta os custos reais incorridos para fins fiscais. Estes custos podem incluir, por exemplo, encargos com banheiros e chuveiros ou custos de limpeza de sua cabine de dormir.

Neste caso, nós recomendamos manter os recibos dos custos reais incorridos. Se os custos reais excederem a taxa fixa, você pode reclamá-los em sua declaração de impostos. Note, no entanto, que a jurisprudência atual só aceita uma das duas opções.

Quais regras se aplicam aos trabalhadores temporários?

Uma vez que os trabalhadores temporários podem levar em conta seus custos de viagens de negócios em seus impostos por princípios de despesas de viagem.

Mas os trabalhadores temporários também podem ter um primeiro local de trabalho, mesmo que apenas por um período limitado(8). Este é o caso se ele trabalha em um local de trabalho fixo por toda a duração de seu contrato de trabalho temporário. Portanto, ele pode aplicar a taxa fixa para a distância de sua casa até o local de trabalho.

Entretanto, se o trabalhador temporário trabalha em um local diferente dentro de seu contrato atual, este não é um primeiro local de trabalho. Isto porque o trabalhador temporário não pode ser designado para o segundo local de trabalho por toda a duração de seu contrato.

Por esta razão, ele tem o direito de deduzir 30 centavos por quilômetro percorrido, para a viagem de ida e volta, quando viaja de carro particular para o trabalho. Ele também pode viajar de trem ou ônibus e reclamar o custo das passagens para fins de impostos. Além disso, ele pode deduzir despesas de subsistência adicionais para as novas tarefas nos primeiros três meses.

Como posso reclamar despesas de viagem na minha declaração de impostos?

Você pode reclamar suas despesas relacionadas a renda como funcionário no Anexo N na seção "Despesas de viagem para atividades externas relacionadas ao trabalho".

Acrescente suas despesas de viagem.

Para fazer isso, somar os custos de acomodação, viagem e despesas acessórias de viagem que você tenha incorrido em negócios e transferi-los para o formulário. Se você recebeu de seu empregador um valor substituto isento de impostos, digite-o uma linha mais abaixo.

Também é possível deduzir o valor reembolsado do primeiro valor acima. Na próxima linha, você pode digitar as diárias para as refeições. Para isso, você divide quantos dias você esteve ausente e a duração da ausência. Se você recebeu refeições, você também deve inserir os valores de redução para elas.

Se você trabalha no exterior, o fisco precisa de uma declaração separada do cálculo. Nossa dica é que, se possível, você deve criar e documentar todos os componentes de despesas relevantes de suas viagens de negócios em seu programa de impostos.

Para levar em conta suas despesas de viagem para fins fiscais, você deve inseri-las no Anexo N. (Fonte da imagem: Kelly Sikkema / Unsplash)

Esta lista pode ser útil para você se o seu departamento de impostos pedir uma declaração de despesas. Para mais informações sobre detalhes, você pode consultar a carta do Ministério Federal de Finanças datada de 25 de novembro de 2020(9).

A carta é escrita de uma maneira muito compreensível, com muitos exemplos.

Conclusão

Despesas de viagem são todos os custos incorridos no contexto de uma viagem de negócios. Para que essas despesas sejam dedutíveis, é importante que as viagens sejam relacionadas ao trabalho e possam ser comprovadas ou tornadas confiáveis.

Os funcionários podem reclamar suas despesas relacionadas à renda no Anexo N da declaração de impostos sob a seção "Despesas de viagem para atividades externas relacionadas à empresa".

Não há requisitos legais ou formais para que as empresas reclamem despesas de viagem(10). Entretanto, deve-se ter o cuidado de garantir a rastreabilidade e a clareza.

Fonte da imagem: Kevin Woblick / 123rf

Referências (10)

1. Gabler Wirtschaftslexikon: Reisekosten, Prof. Dr. Dr. h. c. Jürgen Weber
Fonte

2. Gabler Wirtschaftslexikon: Fahrtkosten, Birgitta Dennerlein
Fonte

3. Gabler Wirtschaftslexikon: Entfernungspauschale, Birgitta Dennerlein
Fonte

4. Bundesfinanzministerium: § 9 Werbungskosten
Fonte

5. Lohnsteuerkompakt: Kann ich auch Fahrtkosten mit dem Fahrrad geltend machen?
Fonte

6. Bundesfinanzministerium: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021
Fonte

7. Gabler Wirtschaftslexikon: Arbeitsstätte, Katrin Schmidt
Fonte

8. Bundesfinanzhof: Erste Tätigkeitsstätte bei einem befristeten Beschäftigungsverhältnis, Urteil vom 10. April 2019
Fonte

9. Bundesfinanzministerium: Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern
Fonte

10. Expensya: Gesetzliche Anforderungen bei der Reisekostenabrechnung, 28. Januar 2021
Fonte

Reisekosten
Gabler Wirtschaftslexikon: Reisekosten, Prof. Dr. Dr. h. c. Jürgen Weber
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Fahrtkosten
Gabler Wirtschaftslexikon: Fahrtkosten, Birgitta Dennerlein
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Entfernungspauschale
Gabler Wirtschaftslexikon: Entfernungspauschale, Birgitta Dennerlein
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Arbeitsstätte
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