Ultima atualização: 8 de outubro de 2021

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Alguma vez você, consciente ou inconscientemente, acabou com filas e filas intermináveis de papel? Você já foi incapaz de encontrar aquele documento tão importante justamente quando você precisava dele? Se isso lhe soa familiar, você precisa de um organizador de documentos.

Este produto é ideal para armazenar seus arquivos e mantê-los na ponta dos dedos. Ele também dará ao seu espaço de trabalho um visual mais limpo e organizado. Neste guia nós responderemos quaisquer perguntas que você possa ter sobre um organizador de documentos. Tome nota!




O mais importante

  • Um organizador de documentos nos ajuda a manter nosso espaço de trabalho arrumado, além de fornecer um visual organizado, estruturado e limpo à nossa mesa.
  • A escolha de um organizador de documentos deve ser baseada em suas necessidades, no espaço disponível e no tipo de decoração de sua casa ou escritório.
  • Para manter seus arquivos classificados, o organizador do documento deve incorporar compartimentos ou divisores.

Organizador de documentos: nossa recomendação dos melhores produtos

Guia de compras: O que você deve saber sobre um organizador de documentos

Nós sabemos que antes de fazer uma compra você precisa de respostas a certas perguntas para esclarecer quaisquer dúvidas que você possa ter. Portanto, neste guia levamos em consideração as perguntas mais comuns que as pessoas têm antes de comprar um organizador de documentos.

Um organizador de documentos nos ajuda a ter um espaço de trabalho organizado, estruturado e limpo (Fonte: Anete Lusina: 4792288/ pexels)

Para que serve um organizador de documentos?

Um organizador de documentos ajuda você a ter um espaço de trabalho mais arrumado, quer você trabalhe no escritório da sua empresa ou em casa. Tendo um espaço de trabalho mais arrumado, podemos trabalhar de forma mais produtiva. Além disso, um classificador de documentos nos ajuda a organizar e organizar os diferentes arquivos que temos que gerenciar. Desta forma, os papéis não se perderão ou serão mal colocados.

Nem passamos horas procurando por um documento específico porque eles estarão organizados e ao seu alcance.

Você sabia? Embora o formato digital tenha crescido ano após ano, documentos físicos ainda são amplamente utilizados em todo o mundo.

Por que comprar um organizador de documentos?

Embora o formato digital tenha substituído os papéis físicos, ainda há documentos que continuam a ser impressos em papel. Por causa disso, nós freqüentemente acumulamos esses papéis e, sem nos darmos conta, acabamos com uma pilha deles. Como resultado, nós acabamos com uma mesa desordenada e desorganizada que torna nosso trabalho difícil. Já aconteceu com você que seu chefe lhe pediu um relatório para o mês e você não conseguiu encontrá-lo? Ou talvez você tenha dado o documento errado para a pessoa errada?

Se isto lhe soa familiar, você definitivamente precisa de um organizador de documentos. Todos aqueles problemas que você possa ter por causa de uma mesa desordenada serão resolvidos com um classificador de documentos. Ele também dará ao seu espaço de trabalho um visual mais estruturado, coordenado e planejado. Além disso, você nunca mais vai parecer uma bagunça em seu escritório.

Você sabia? Um espaço de trabalho arrumado pode aumentar a produtividade das pessoas.

Que tipos de documentos posso colocar em um organizador de documentos?

Organizadores de documentos são normalmente feitos para segurar folhas A4. No entanto, alguns têm tamanhos ligeiramente maiores que permitem que você caiba papéis com tamanho legal ou de carta. Portanto, se você faz trabalho de escritório que não envolve o uso de formatos muito maiores (como A3 ou maior), você não terá que procurar muito, porque a maioria dos organizadores de documentos são projetados para caber um monte de papéis. Você não terá que procurar longe porque a maioria dos organizadores será capaz de atender às suas necessidades.

Quais são as vantagens de usar um organizador de documentos?

Uma bandeja de documentos traz muitos benefícios para o usuário. Ele se torna um acessório que nos ajuda a ser mais produtivos em nossas tarefas. Aqui está uma lista que resume as vantagens e desvantagens de um organizador de documentos:

Vantagens
  • Mantém os documentos do escritório organizados
  • Permite que os documentos sejam classificados graças a seus compartimentos
  • Otimiza o espaço
  • Variedade de modelos, cores e tamanhos
  • Dá ao espaço de trabalho uma aparência arrumada e limpa.
Desvantagens
  • Capacidade de armazenamento limitada
  • Nem todos os modelos têm compartimentos
  • Alguns materiais tendem a se deformar facilmente devido ao peso

Que tipos de organizadores de documentos existem?

Existem vários tipos de organizadores de documentos, cada um projetado para atender a diferentes necessidades. Aqui estão alguns exemplos de organizadores

  • Bandejas de documentos de mesa: A maioria dos organizadores que você pode encontrar em lojas físicas ou online são deste tipo, eles podem ser horizontais ou verticais. Além disso, nós podemos encontrá-los em diferentes materiais, tamanhos, modelos, cores, etc. Como seu nome sugere, ele é projetado para ser colocado sobre uma mesa, mesa ou superfícies similares.
  • Classificador de documentos de parede: Se você tem uma mesa pequena ou simplesmente quer dar uma aparência diferente ao seu espaço de trabalho, você pode optar por este organizador. É projetado para ser colocado na parede e tem modelos em diferentes materiais, cores, número de compartimentos, etc.
  • Organizador de documentos pessoais: Este modelo não é projetado para armazenar arquivos grandes (formato A4). Entretanto, é muito útil para carregar documentos menores como carteiras de identidade, passaportes, folhas A5, etc.
  • Organizador de documentos do carro: Este produto é ideal para transportar no carro, a maioria dos modelos são colocados na viseira do carro. É por isso que nós só podemos carregar pequenos documentos. No entanto, eles normalmente vêm com vários compartimentos para armazenar canetas, cédulas, copos, cartões, etc.
  • Organizador de documentos de viagem: Se você viaja frequentemente, você pode precisar deste produto. É pequeno, compacto e ideal para carregar todos os documentos que você possa precisar durante sua viagem.
  • Pasta de documentos Accordion: Se você administra uma quantidade considerável de arquivos e precisa mantê-los classificados, este modelo será seu melhor aliado. Seu tamanho permite que você carregue um grande volume de papéis. Além disso, ele tem separações e seu design de acordeão torna fácil de carregar.

Os documentos separados permitem que você identifique facilmente os documentos. (Fonte: Wonderlane: 6jA6eVsRJ6Q/ unsplash)

Que alternativas existem para um organizador de documentos?

Entretanto, você pode precisar de outras alternativas de produtos para organizar seus arquivos. A quantidade de papéis, o tamanho do organizador, a necessidade de ser móvel com seus documentos, etc. Estes são fatores que você deve levar em consideração ao escolher itens deste tipo. De acordo com as respostas a estes pontos, você verá se é conveniente comprar um classificador de documentos ou outra alternativa. Portanto, na tabela a seguir mostramos algumas alternativas a este produto.

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Desta forma, quando você investe em uma, você pode escolher a que melhor se adapta às suas necessidades.

Capacidade de armazenamento Tamanho Classificador/Separador Portátil

Unidade de gaveta de escritório; Médio; Médio;Aqui estão os fatores que acreditamos serem importantes para tal produto:

Dimensões

O tamanho de um organizador de documentos influencia dois aspectos, capacidade de armazenamento e espaço de mesa/escritório. Se você trabalha frequentemente com grandes volumes de papéis você claramente precisará de um produto muito maior. É importante não sobrecarregar o espaço em sua mesa ou em seu ambiente de trabalho. A idéia de um organizador de documentos é otimizar o espaço para que possamos ser mais produtivos com nossas tarefas.

O objetivo de um organizador de documentos é otimizar o espaço. (Fonte: Dziana Hasanbekava: 7063752/ pexels)

Compartimentos

Se você não quer misturar seus documentos ou precisa mantê-los classificados, então é vital que o organizador que você escolher tenha compartimentos. Isso lhe permitirá separar e classificar seus arquivos. Se você já passou horas procurando por um documento sem poder encontrá-lo e não quer repetir essa situação, é melhor levar esse critério em conta. Além disso, uma bandeja de documentos com compartimentos dará uma aparência mais arrumada à sua mesa.

Divididores

Um separador também permitirá que você classifique seus documentos. Ao contrário dos compartimentos, eles permitem uma classificação mais extensa dos seus trabalhos. Geralmente, os organizadores que possuem este recurso geralmente possuem 25 divisores. O número de divisores que este produto possui permitirá que você classifique seus documentos por data, tipo, tamanho, importância, etc. Além disso, a maioria dos divisores vem em cores diferentes para que seja visualmente mais fácil localizar seus arquivos.

Capacidade

Se você é uma daquelas pessoas que trabalham com uma quantidade considerável de papéis, é relevante que você leve em conta este critério. Um organizador de documentos que não tem a capacidade que você precisa só fará com que seus arquivos se amontoem novamente ao longo do tempo. Em alguns casos, um organizador de documentos pode não ser o produto certo para você devido ao volume de papéis que você administra. Nesse caso, você pode optar por um gabinete de arquivos ou um gabinete de arquivamento de documentos.

Material

Organizadores de documentos feitos de vários materiais estão disponíveis no mercado. A maioria dos gabinetes de arquivamento faz seu trabalho independentemente do material de que são feitos. Se você está preocupado com o lado estético da sua mesa, este é definitivamente um fator a ser considerado. Devido aos muitos materiais diferentes disponíveis no mercado, encontrar um que corresponda à sua configuração não será um problema.

Resumo

Ter uma mesa ou espaço de trabalho desorganizado pode afetar sua produtividade. Organizadores de documentos são uma solução para proporcionar uma área de trabalho organizada e livre de distrações. É essencial considerar fatores como espaço, função, material, forma e compartimentos antes de comprar um organizador de documentos. A variedade de produtos no mercado torna fácil encontrar o organizador que melhor atende às suas necessidades. Esperamos que este guia tenha ajudado você e, se sim, não se esqueça de compartilhá-lo em suas redes sociais.

(Fonte da imagem em destaque: niratpix: 77041875/ 123rf)

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