Um scanner de documentos é uma ferramenta de trabalho necessária em qualquer empresa ou escritório. Com ele, o uso de papel físico diminui e as faturas, recibos e contratos passam a ser enviados principalmente por e-mail. Por isso, é preciso escanear as cópias físicas antes de anexá-las a mensagem que será enviada pela Internet.

Este equipamento também é muito útil no meio doméstico, pois, assim como nos escritórios, as comunicações via e-mail são as mais utilizadas. Além disso, essas máquinas não servem apenas para escanear e enviar documentos. Elas também permitem guardar fotos – e outras recordações que poderiam acabar se perdendo – eletronicamente e na nuvem.

O mais importante

  • Um scanner de documentos é um dispositivo informático periférico que digitaliza documentos físicos em papel e os transfere para um computador ou outro dispositivo principal.
  • Os documentos digitalizados e transferidos para o dispositivo principal podem ser armazenados nele próprio, na nuvem ou ser imprimido.
  • O scanner pode ser conectado ao computador ou outro dispositivo principal através de um cabo (USB) ou sem fio (wireless): WiFi ou Bluetooth, entre outros.
  • Os formatos dos documentos escaneados podem variar de acordo com suas finalidades: PDF, JPG/JPEG, PNG, bitmap, etc.

Melhores scanners de documentos: Nossos favoritos

Nesta seção lhe mostraremos os melhores modelos de scanner de documentos disponíveis no mercado. Com isso, você poderá fazer comparações entre diferentes propostas técnicas com características específicas. Se está pensando em comprar um scanner de documentos, encontrará nessa lista um Guia muito útil para que sua escolha final seja acertada.

O melhor scanner de mesa

Esse scanner da Brother é um dos campeões de mercado quando se fala em excelente funcionalidade, alto volume de uso e compatibilidade. Capaz de digitalizar frente e verso simultaneamente, em uma velocidade de 35 página por minuto e suportar um ciclo de até 3.000 páginas diárias, esse dispositivo é ideal para empresas.

Com ligação USB 2.0, conexão wireless, resolução de 600 dpi e muito mais, a empresa ainda foi capaz de condensar tudo isso em um pequeno design que deixa a máquina com apenas 2,5 kg.

A melhor marca de scanner duplex

A Fujitsu é reconhecida no mercado como uma das marcas mais famosas dentro desse padrão de scanners duplex e a empresa, mais uma vez, não decepciona com esse modelo. A máquina já utiliza conexões USB 3.0 e capacidade de digitalização de 120 páginas por minuto.

Com toda essa rapidez, ela é ideal para aqueles que possuem um grande volume de trabalho, mas que não necessitam de uma perfeita nitidez em seus itens, pois, a capacidade desse item é de apenas 300 dpi de digitalização em cores e preto e branco.

Um modelo para quem quer agilidade

Como não poderia ser diferente, a Epson também faz parte do mercado de forma muito forte e compete pelo topo com essa sua versão incrível. Além de não deixar nada a desejar no quesito rapidez, esse modelo também suporta um volume de até 4.000 digitalizações diárias e sem perder qualidade, pois, garante 600 dpi.

Além disso, o que mais chama atenção nesse dispositivo é sua fácil interface, compatibilidade com diversos modelos de sistemas operacionais. Manda os documentos digitalizados diretamente para a nuvem, sem precisar passar por um computador, tudo através apenas de alguns botões acoplados na máquina.

O melhor scanner portátil

Esse modelo da Brother possui apenas 30 cm e pesa menos de 400 g, ou seja, é uma maravilha para aqueles que necessitam de um scanner portátil para usos interiores e exteriores, podendo levar consigo para os mais diversos locais de trabalho.

Apesar da praticidade, o dispostivo garante uma ótima funcionalidade e utiliza uma conexão USB 2.0 (que também serve como alimento de energia, ou seja, ele não precisa de tomada), digitaliza frente e verso automaticamente em 600 dpi e 8 páginas por minuto, sendo ideal para escaneamentos de documentos de negócios, cartões de identificação e muito mais.

Guia de Compras: O que deve saber sobre o scanner de documentos

Antes de comprar um produto é preciso conhecer suas características. Primeiro, as gerais, depois, as específicas. Por isso, é necessário que o usuário entenda bem os conceitos, utilidades e características básicas de um scanner de documentos. Na lista a seguir traremos a maior quantidade possível de informações a respeito do dispositivo.

Imagem de homem digitalizando documentos.

A digitalização de documentos por meio de um scanner é um processo imprescindível hoje em dia. (Fonte: Elnur Amikishiyev: 97181108 / 123rf.com)

O que é um scanner de documentos?

Um scanner de documentos é, essencialmente, um dispositivo periférico que é utilizado para copiar, mediante o uso da luz, imagens impressas ou documentos para o formato digital (em cores ou preto e branco). Resumindo: ele digitaliza documentos e fotografias em papel, transformando-os em formato eletrônico.

Como funciona um scanner de documentos?

Um scanner de documentos funciona da seguinte forma: um dispositivo chamado CCD capta, através de um sistema de espelhos, a luz refletida. Depois, esses sinais se transformam em formato digital através de um conversor analógico-digital (DAD, sigla em inglês). Por fim, o computador recebe a transmissão do fluxo de bits resultantes.

 

Qual a utilidade de um scanner de documentos?

Um scanner de documentos permite converter ao formato digital, documentos analógicos. Uma vez em formato digital, esses documentos podem ser editados, armazenados ou impressos. O uso desse tipo de dispositivo pode ser doméstico ou em ambiente de trabalho. Por isso, existem modelos indicados especialmente para escritórios e outros mais flexíveis para lares.

O scanner de documentos multifunção é muito útil para determinados profissionais e também para os lares. Entretanto, não está livre de também apresentar desvantagens. A principal delas é o seu tamanho, que pode aumentar de acordo com as funções. Por isso, vamos ver algumas vantagens e desvantagens de ter um scanner de documentos multifunção em casa ou no escritório.

Vantagens
  • Escaneia, imprime e envia
  • Economiza tempo de trabalho
  • Agiliza tarefas administrativas
Desvantagens
  • Ocupa muito mais espaço
  • Preço mais elevado
  • Maior complexidade técnica

Qual deve ser meu orçamento para comprar um scanner de documentos?

Cada compra é uma escolha equilibrada entre qualidade – benefícios, garantias que oferece a marca e confiabilidade, entre outros critérios – e o preço. Um preço equilibrado e adequado é aquele que pagamos em troca de um bem que nos oferece os benefícios desejados durante um período de tempo suficiente para quitar a quantia paga.

Como vimos nos cinco modelos que sugerimos no começo do artigo, a faixa de preços para um scanner de documentos pode oscilar imensamente entre um modelo básico, com um funcionamento mais limitado, até modelos mais avançados ou multifunção.

Por que é importante digitalizar documentos em scanners?

A digitalização de documentos por meio de um scanner é um processo imprescindível hoje em dia. Especialmente para aquelas empresas que trabalham com um grande volume de documentos. Isso não somos nós que dizemos e sim os especialistas: os processos de digitalização são parte do cotidiano de trabalho tanto das pequenas como das grandes empresas.

Além disso, como se tudo já não fosse suficiente, a digitalização e conservação em formatos digitais beneficia o meio ambiente, pois, reduz o uso de papel. Tudo é vantagem, concorda?

Adrián MacíasCEO da Dokumentalistas.com

“A digitalização poupa tempo e dinheiro das empresas porque ajuda a organizar e buscar arquivos”.

Todos os scanners de documentos são iguais?

Cada scanner apresenta algumas funcionalidades diferentes, embora todos devem cumprir com sua função básica característica. Mas, além de simplesmente escanear e digitalizar, alguns também editam ou restauram documentos danificados. Isto é especialmente útil quando necessitamos digitalizar documentos antigos ou fotos danificadas.

Qual o formato de digitalização dos documentos?

No geral, existem dois formatos básicos de digitalização dos documentos. Nos scanners de documentos normalmente podemos escolher entre armazená-los em PDF ou TIFF. O PDF é um bitmap que permite compartilhar arquivos para serem lidos através de programas gratuitos disponibilizados pela Adobe. É o formato ideal para enviarmos arquivos sem permitir que seus conteúdos sejam alterados.

Por outro lado, um arquivo em formato TIFF pode ser manipulado e editado a qualquer momento utilizando-se um software gratuito de edição. É um formato mais antigo do que o PDF e, por isso, apresenta alguns problemas, como o fato de ser muito pesado, pois ocupa muito mais espaço e sua portabilidade é mais complicada. As diferenças podem ser observadas na tabela seguinte:

Critério Formato PDF Formato TIFF
EspaçoMenos espaçoMais espaço
UsoIdeal para documentos individuaisIdeal para grupos de documentos
CompatibilidadeCompatibilidade garantidaCompatibilidade mais limitada

Qual sistema operacional é necessário para escanear?

Na verdade, hoje em dia quase todo scanner de documentos é compatível com Windows e Mac. Porém, antes de comprar um scanner você deve garantir essa compatibilidade, já que um modelo incompatível com seu computador não terá nenhuma serventia. Além disso, se você comprar um scanner antigo por ter um preço mais baixo, é necessário ficar atento se ele será compatível com as versões mais recentes do Windows e Mac.

A tecnologia vive em constante evolução e isso tem suas vantagens para os usuários, mas também desvantagens. Portanto, seja cauteloso para não comprar modelos que se tornarão obsoletos em pouco tempo. Um scanner de documentos defasado não proporcionará os serviços e funcionalidades desejados. O investimento precisa ser rentável.

Imagem de duas mulheres trabalhando.

O preço varia bastante caso um dispositivo seja mais simples ou o outro mais completo e multifunção. (Fonte: Lightfieldstudios: 80648837 / 123rf.com)

O que é a função OCR em um scanner de documentos?

Optical Character Recognition, sigla em inglês, ou Reconhecimento Óptico de Caracteres em português. Na prática, é um procedimento que permite digitalizar um texto através de um scanner. O OCR permite que o sistema reconheça os caracteres como parte de um alfabeto. Assim, é possível modificá-los usando um editor de textos.

Se, por exemplo, você escanear um livro ou uma revista, poderá editá-los no Word depois. Por isso, é muito útil para aqueles que trabalham escaneando esse tipo de documento. Nem todos os modelos de scanner possuem um sistema de OCR integrado. Portanto, é muito importante buscar um que disponha dessa tecnologia, caso seja necessário para o seu modo de usar.

Critérios de Compra

Antes de comprar um scanner de documentos, é necessário ficar atento a vários aspectos importantes. Como com qualquer produto, é importante saber identificar as características mais relevantes de cada modelo. A seguir, vamos listar algumas especificações que devem ser consideradas na compra de um scanner de documentos.

  • Funcionalidades
  • Tamanho
  • Resolução
  • Velocidade de escaneamento
  • Compatibilidade/Conectividade

Funcionalidades

Como vimos na lista dos 5 melhores scanners de documentos, existem diferentes modelos dependendo de suas funções. Se você quer apenas escanear, basta que o dispositivo cumpra essa função. Se precisa de mais benefícios em um só dispositivo, busque scanners multifunção que também imprimem e permitem envio de fax.

Nesse momento é necessário prever o uso que fará do scanner de documentos. O preço irá variar bastante conforme a função de um dispositivo mais simples ou um mais complexo e multifuncional. Por isso, se você não pretende utilizar algumas funções presentes no item multifunção, talvez não seja necessário pagar mais caro por ele.

Tamanho

Os scanners de hoje em dia são cada vez mais compactos, mas talvez você necessite de um dispositivo capaz de escanear documentos maiores. Nesse caso, não é qualquer scanner que servirá, já que a maioria só consegue suportar o tamanho A4. Ao comparar seu scanner leve isso em conta e aceite que o tamanho afetará o espaço que pensa em disponibilizar para colocar o scanner.

Se suas necessidades não vão além do tamanho A4, a lista de opções será enorme e poderá escolher algum dos modelos mais compactos. Apenas alguns centímetros já são suficientes para liberar mais espaço para seguir trabalhando enquanto também escanea suas fotografias favoritas.

Resolução

Assim como uma câmera fotográfica, a tela de um celular ou uma televisão, a resolução e as gamas de cores afetarão na qualidade do resultado final. Se você pretende unicamente escanear documentos em preto e branco (faturas, contratos, notas fiscais, etc.), talvez isso não seja muito importante. Mas, se quiser escanear com muito mais detalhes e colorido, é essencial que preste atenção nessa característica.

Para descobrir se está ou não diante de um scanner de boa resolução, deve-se observar o valor de DPI (Dots Per Inch, em inglês – ou PPI, pontos por polegadas em português). Quanto maiores os valores, maior será a resolução e, assim também, a qualidade visual do arquivo digital através do escaneamento.

A resolução recomendada para fotografias é de pelo menos 300 PPI. Para documentos simples em preto e branco é suficiente uma resolução de 100 PPI, que, aliás resultará em um arquivo mais leve.

Velocidade de escaneamento

Esta especificação técnica de um scanner de documentos se expressa em número de páginas por minuto. Se você precisa escanear um volume elevado de documentos cotidianamente, deve reparar bem nesse detalhe. Do contrário, um scanner lento ou que não permite escaneamento automático frente e verso, atrasará muito suas tarefas.

Um volume de 24-25 páginas por minuto pode ser considerado elevado, entre 15-20 é ótimo e menos de 15 já é considerado modesto e que poderia não ser muito útil em casos de urgência.

Estudo de mercado (12/19): Foram utilizados métodos científicos para analisar mais profundamente 67 produtos da categoria “Scanner”. O objetivo dessa análise é responder como a questão “Velocidade de digitalização” se distribui pelo mercado.
Essas informações vão lhe permitir avaliar melhor qual é o produto ideal para você. Você pode ver os resultados do nosso estudo no gráfico acima. (Fonte: Elaboração própria)

Compatibilidade/Conectividade

Qual a serventia de um scanner de documentos que não se pode transferir os arquivos digitalizados para o computador? Antes de escolher um modelo é preciso ter certeza de que ele será compatível com seu computador. Os modelos mais modernos são preparados para trabalhar com Windows e Mac, mas talvez os mais antigos não sejam.

Quanto mais opções de conectividade tenha o scanner, mais versátil ele é. Assim, se precisar de conexão USB, escolha uma 2.0 para garantir uma maior velocidade de transferência. Se ele oferece conectividade wireless, pode ser Bluetooth, WiFi ou ambas. Em todo caso, confira a velocidade de envio e de recebimento de dados para garantir a instantaneidade.

Resumo

Existe um scanner de documentos para cada usuário, em função de suas necessidades, gostos e orçamentos. É importante seguir os conselhos deste Guia e comparar modelos antes de comprar um. Atualmente, o avanço tecnológico permite comprar alguns dispositivos mais avançados do mercado a preços mais acessíveis que anos atrás.

Por isso, convém prestar atenção nas ofertas e ocasiões que pode aparecer para garantir um scanner de documentos que ofereça um ótimo resultado final. Às vezes, dedicar mais tempo para as buscas pode te fazer poupar um bom dinheiro. Então, já sabe qual scanner de documentos vai querer comprar? Vá atrás dele!

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(Fonte da imagem destacada: Loganban: 38387768 / 123rf.com)

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Rubens Alves Graduado em Desenvolvimento de Sistemas
A graduação na área de Tecnologia da Informação foi um caminho natural para Rubens, que desde pequeno passava horas lendo sobre computadores e outros eletrônicos. Hoje, divide seu tempo entre consultorias para pequenas e médias empresas e artigos, onde traz a seu público online informações precisas sobre tudo que envolve o universo da informática.